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大学職員の業務内容の実際(3)志望動機作りに参考にしてね!【国際課、留学生課、教務課、学生支援課、施設課、情報課】

 


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 大学職員の仕事内容を詳しく語っている第三弾です!

大学のフルタイム職員として勤務していた管理人が、実体験やら、同僚の様子を見聞した経験から話しています。

 エントリーシートや面接の、志望動機対策にしてもらってもいいですし、大学職員という仕事に興味はあるけれど、いまいち実際にどんな仕事をするのだかイメージがわかない・・・という方も多いと思います。

 この記事を読んで、少しでも働いているイメージが想像できるようになってくだされば。。。といった感じです。

 なお、今までの二回分は以下の記事で書いています。

 

 国際課・留学生課のお仕事

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 ますますグローバル化が進む現在で、大学も世界に開かれていかなければ生き残れない状況なのです。

 そして、日本は少子化で、学生も減少している分、採算を取るためには、各大学とも留学生を呼び込むのにも力を入れてます!

 そんなことで、国際・留学生担当のお仕事は、これからますます重要なポジションになってくると思います。

 

国際交流係

 大学は、海外の大学と協定校になっている場合も多いと思います。

学術協定だと、研究者をお互いに派遣したり、シンポジウムや会議を合同で企画したり。教育協定だと、互いに学生を交換留学させあったりします。

 

 そんな時にはもちろん、協定書が交わされています。一年に送る学生数や、授業料は母校に払っていればホスト校では払わなくていい等々・・・。その協定書の内容を、先方大学の担当者と相談して、詳細を詰め、会議にかけるのが、役割です。

 

 他には、研究者が訪れた時に、住居の手配をしたり、住居案内をしたり、光熱費の請求書を発行したりもします。

 

 また、国際シンポジウム予算などが大学についている場合は、学内で企画を募集して、採択されたものに予算を渡して、報告書などを開催したグループからもらって、取りまとめたりもします。

 

 その他、学長など執行部に入っている教員と一緒に、海外大学の視察に行くこともあります。英語力は、やっぱりなるべくあった方がいいですね。この係は国際課の中でも、研究者を相手にする分、高い英語力が求められていたと思います。

 

学生交流係

 留学生に関わる業務全般を担当します。

 留学生のVISAに関わることで入国管理局に行ったり、学生寮の手配をしたり、その他入学手続きや、留学生への奨学金の支給など、様々なことを行います。

 英語はもちろんできた方がいいのですが、実はそこまで流暢に英語が喋れるほどではなくても、出来てしまったりします。

 というのは、対学生の場合は、けっこう使う語彙が限られていますので、各種手続きなどで必要な言葉さえ覚えていれば、聞き取れなかったりしても、なんとなく予測して会話ができてしまう部門ではあります。

 そして特に韓国や中国などからくる学生さんは、日本語がとっても上手!なことも多くて、英語でなくて日本語で通じたりするケースも。。。

 もちろん、英語が出来るに越したことはありませんし、留学生が近隣のアジア諸国から多く来ることを考えると、中国語や韓国語が出来ると、かなり重宝がられると思います。

 

教務課・学務課のお仕事

Helping Cartoon


 さて、ここの部署のお仕事については、関わったことがあまりないので、正直そこまでは詳しくないです。なのですが、分かる範囲でご説明したいと思います。

 成績・履修管理

 大体はシステムを使って、教員から上がってきた学生のスコアを登録し、管理します。

 先生とのやり取りも頻繁に行うことになることと思います。

単位履修について、学生から相談を受けたり、時には注意することもあるかもしれません。「卒業したいんで、なんとかしてください!!」みたいに、がけっぷちの学生さんに懇願される場合もあるみたいです(;^_^A

 卒業できる状態にあるかを確認して、卒業証書などを作ります。

 

学籍管理

 住所や電話番号、簡単な履歴など、学生一人一人の情報を管理し学生番号と結び付けて記録しておきます。

 

学生支援課のお仕事

Cartoon Learning

奨学金係

 まず、奨学金を支給します。奨学金は、学生支援機構(というか実質的には借金なんですけどね。。。貸与型なので)のものが大きいですが、それ以外の民間機関や行政機関からの奨学金も結構な数があります。

 学生さんが出した申請書類を取りまとめて、審査期間に送り、受け入れ手続きも行います。

 学費や入学料の免除申請も受け付けます。ピークの時には、深夜2時くらいまで残っていることもあるみたいです・・・。受け取っているだけに見えて、不備がないか、百人あまりの書類をチェックしなくてはいけなかったり、不備があれば、個々に連絡しなければいけなかったりで、けっこう時間かかるみたいです。

 

学生生活係

 サークル活動に関わる物品や部屋の貸し出しを行ったり、学生寮の入居手続や、清掃を手配したり、また学生生活相談で、カウンセラーを手配したりします。

  学生からすると、たまに、うっとうしいこともある(?)学生課の職員ですが、職員からすると、「モンスター学生」みたいな、問題児もいるみたいで、そういう人に対応する時には、けっこう神経使うみたいです(;^_^A

 

施設課のお仕事

Hillcrest Plumbing


 図書館司書以外では、数少ない、専門職採用の制度を取っているのが、施設課です。

専門職なので、基本的に、ここの職員はよくもわるくも異動しない人が多いです。良いメンバーに当たれば最高と思いますけどねー。

 主に、その名の通り、大学施設のメンテナンスや、管理、建築の修復工事や、新築工事を担当します。

 もちろん自分たちで手を動かして、建物を建てることはないのですが、工務店や大工さんらにお仕事を発注して、一緒に相談しながら進めます。

 ガテン系の渋い職人さんらと接するお仕事。

若いオンナノコだったら、「お嬢ちゃん」とかも呼ばれてしまうようですよ(笑)

 

 さらに新築の場合は、建物の設計図原案をまとめたり、工事全体の進捗状況をチェックして無事に竣工が行われるようにします。

 

 トイレが故障したとか、蛍光灯が壊れたとか、教室の机が大きく損傷しているとか、そういう場合に対応することもあります。

 また、老木を伐採する場合の手配を行ったりもします。

 

情報課のお仕事

Office Supplies

 学校全体のネットワーク・システムを統括する仕事。やはり、SE経験者などは、ここに配属されやすい傾向はあります。

 近年は図書館も、情報サービスを提供する部署として見られているせいか、司書資格を持った図書系の職員もここに異動になります。

 システムの保守管理や、各部署から、新しくシステムを導入する時の相談を受けたりします。保守管理の作業自体は外注していても、ある程度コンピューターやネットワークの不具合対応ができることが求められてきます。

(実際は、イレギュラーなエラーの場合は、情報課の人も頑張って色々調べて、回答することも多いようです)

 大学で使っている共有フォルダや、ワーキングサイト、各システムが落ちると、電話が舞い込む部署です。。ちょっとプレッシャーですね。

 

まとめ

 こんなわけで、今回はけっこう色々な部署を紹介しました。

大学の部署は、大体説明できた気がしますが・・・

まだ、大学図書館の司書や、研究科事務などの説明はまだでしたねー・・・。

また今度、書くかもしれません。

ともあれ少しでもご参考になりましたら嬉しいです☆彡

他の部署については以下の記事に書いています。

 

english30.hatenablog.com

 

 

english30.hatenablog.com

 

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